Aufrufsysteme zur Besuchersteuerung

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Wartemarkensysteme für Bürgerbüros, Straßenverkehrsämter, Job-Center etc.

Die Aufrufsystem von EDV Peter Elsen unterscheiden sich von den meisten herkömmlichen Aufruf- und Wartemarkensystem durch ihre vollständige Integration in die meist vorhandene PC-Infrastruktur:
Alle Systeme werden in das lokale Netzwerk integriert und sind von jedem Arbeitsplatz aus verfügbar und bedienbar. Das bedeutet für Sie in der Regel:

• Keine Zusatzkosten für Verkabelungen
• Nutzung vorhandener Netzwerke inklusive drahtloser Übertragung (WLAN)
• Es wird lediglich eine Software installiert - schon wird der Arbeitsplatzrechner zum Bestandteil der Aufrufanlage - am Infopoint genauso wie im Büro.
• Keine teuren Spezialdrucker mit Thermodruck o.ä. für Wartemarken erforderlich; Nutzen Sie einfach die Drucker, die bereits vorhanden sind.

Die Wartemarkenausgabe erzeugt einen Eintrag in einer Datenbank. Zugleich werden die MitarbeiterInnen, die den Bürger erwarten, unmittelbar über den Zugang informiert. Intelligente Steuerungssystem ermöglichen vielfältige organisatorische Umsetzungen:

• Online-Auskunft über derzeitige Wartesituation (wie viele Bürger warten? Wie hoch ist die derzeitige Wartedauer?)
• Ampelsteuerung zur Personalsteuerung in Bürgerbüros, JobCentern und Zulassungsstellen:
  GRÜN: Die Wartezeit ist OK, kein Personalbedarf erforderlich
  GELB: Achtung, die Wartezeit wird langsam zu hoch: Weitere Mitarbeiter abrufen bzw. weitere Schalter zur Öffnung vorbereiten.
  ROT: Die Wartezeit hat das zulässige Limit überschritten, unbedingt eingreifen und den Personalbedarf aufstocken (Mitarbeiter aus Pause holen, Mitarbeiter aus dem Backoffice-Bereich heranziehen etc.
• Integration von akustischen Signalen und automatisierten Durchsagen für Mitarbeiter ("Achtung! Wartezeit steigt auf über 30 Minuten. Bitte alle Schalter besetzen.")

Neben dieser Ampelsteuerung bietet das System umfangreiche Statistiken und Prognosen:

• Wie hoch war die Besucherzahl? Heute - in dieser Woche - im Jahr - in einem beliebigen Zeitraum
• An welchen Tagen und zu welchen Zeiten sind Spitzenwerte aufgetreten, wo sind schwach besuchte Zeiten?
• Wie ist mein Personal belastet? Wo muss für Ausgleich gesorgt werden? Wann sollten Teilzeitkräfte den Dienst sinnvollerweise verrichten?

Darüber hinaus bietet das System auch für den Bürger Vorteile, die normale Aufrufanlagen nicht bieten:

• Anzeige der voraussichtlichen Wartezeit (Bürger ist informiert und nutzt die Zeit vielleicht noch für einen Besuch der Cafeteria, macht Einkäufe o.ä.)
• Übernahme der Wartedaten in das Internet: Bürger kann sich von zu Hause aus informieren, wie die derzeitige Situation im Bürgerbüro oder in der Zulassungsstelle ist
• Wartezeit kann über eine Smartphone-App aufgerufen werden: Wieviele Wartenummern sind noch vor mir an der Reihe? Wie hoch ist derzeit die Wartedauer?
• Online-Terminvergabe über Internet oder Smartphone-App

Zudem können externe Dienstleister sich in das Wartesystem über Internet "einklinken":

• Aufruftafeln auch bei externen Dienstleistern über Internetbrowser verfügbar (Cafeteria, Kfz-Schilderhändler, Versicherungsagenturen, Passbildfotografen etc.)
• Großkunden wie Kfz-Händler können überblicken, wann besucherarme Zeiten sind mit geringen Warteaufkommen
• Werbeaufdrucke auf den Wartemarken und Werbemöglichkeiten auf den Wartedisplays ergeben zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten

Die Aufrufsystem können einerseits mit speziellen LED-Tafeln realisiert werden, die eine gute Lesbarkeit auch über weiter Entfernungen garantieren.
LCD- oder Plasma-Displays (Kiosk-Systeme, Großbildmonitore) in variabler Größe und Ausführung (von der Decke abgehängt, an Wänden befestigt, mit Kabel- oder WLAN-Anschluß, extrem vandalismussichere Ganzmetallkonsolen etc.) sind heute Stand der Technik. Sie ermöglichen eine Einbindung von weiteren Information neben der reinen Aufruffunktion (Videos, Nachrichtenticker, Werbung, Jobticker mit QR-Code-Einbettung für Jobcenter etc.).
Arbeiten Sie verstärkt mit Terminen: Geben Sie ihren Kunden Terminkarten aus, die neben den gedruckten Informationen auch einen Barcode zum einfachen Zuweisen beim nächsten Besuch bieten: Am Infopoint wird der Barcode per Handscanner oder an einer Feststation eingelesen und der Kunde steht automatisch in der "richtigen" Warteschlange. Lassen Sie ihre Termine über das Bürgerportal im Internet vergeben. Die Nutzung dieser Techniken wird auch beim Bürger immer stärker nachgefragt.

Die Möglichkeiten gehen noch weit über das hier geschilderte hinaus: Lassen sie sich von uns beraten und gestalten Sie mit uns den optimalen Steuerungsmechanismus für zufriedene Kunden und zufriedene Mitarbeiter!